1-6-2015

"Je kunt niet langzaam meeveranderen"

Door de wijzigingen in de langdurige zorg krimpen de omzetten. Het hervormen van de organisatie en snijden in de kosten zijn onvermijdelijk. Zorgbestuurders in gesprek over de uitdagingen van de transitie.

“Dit is de zwaarste tijd uit mijn loopbaan”, zegt bestuursvoorzitter Léon Phernambucq van Zorgstroom. Al vijfentwintig jaar werkt hij als bestuurder voor de Zeeuwse instelling voor ouderenzorg, maar nooit eerder stond zijn organisatie voor zulke enorme uitdagingen. Zijn gespreksgenoten snappen precies waar hij het over heeft. “Er is een revolutie aan de gang”, aldus Matteo Smit, manager Innovatie en Optimalisatie van Assist. Hij noemt de percentages nog maar eens op: kortingen van 40 procent op de huishoudelijke hulp, 25 procent op de Wmo en 20 procent op de thuiszorg. “Je kunt niet langzaam meeveranderen. Instellingen moeten snel naar een andere vorm van organiseren toe. Dat is het grootste dilemma op dit moment: het is niet zo erg dat het met minder moet en ook niet dat het anders moet, maar de tijdsdruk is enorm!” Dat betekent dat alle zeilen bijgezet moeten worden. “Het zou maar zo kunnen dat organisaties als de onze over een paar jaar niet meer in deze vorm bestaan”, zegt bestuurder Dinie van der Linden van Vitras. “We beraden ons op onze kernactiviteit en op wat de markt van ons vraagt. Het is echt een spannende tijd. Zijn we in staat om de beweging mee te maken? Om ondanks de bezuinigingsdruk te blijven innoveren en ook de focus op de kwaliteit van zorg te houden?”

Mogelijkheden

Reorganiseren gaat gepaard met onprettige maatregelen, weet ook Phernambucq, die afscheid neemt van negentig verzorgenden. Maar het biedt ook de mogelijkheid om de eigen organisatie opnieuw in te richten, bijvoorbeeld met zelfsturende teams. Directeur Miranda Schouten van Vierstroom Zorg Thuis werkt daar al jaren mee. “Maar we faciliteerden dat nog onvoldoende. Afgelopen jaar hebben we met het Assist-model de overhead met 50 procent weten te reduceren. Ik heb twintig fte’s overhead op een bedrijf van veertig miljoen. Dat is niet veel.” Vroeger had Vierstroom een centraal servicesysteem waar de werkprocessen werden afgehandeld. Nu regelen de teams zoveel mogelijk zelf. Dit is ook wat Smit instellingen adviseert. “Om het potentieel van zelfsturende teams optimaal te benutten, moet ook de backoffice anders georganiseerd worden. Zij moeten zich realiseren dat het nu de wijkverpleegkundige is die bepaalt. Dan moet de backoffice dus vragen wat er nodig is om het werk goed te kunnen doen.”

Bij Vierstroom Zorg Thuis zijn alle thuiszorgactiviteiten inclusief backoffice ondergebracht in een aparte BV. Smit noemt dat het ‘mkb-model’. De verantwoordelijkheden liggen zo laag mogelijk. Door activiteiten apart te organiseren en door slimme ICT-toepassingen, is analyse van de productie heel precies mogelijk en is er geen discussie over de toerekening van overhead. Bovendien worden de risico’s beperkt. Dan nog is de vraag hoe het wijkteam mee te krijgen. Wijkverpleegkundigen zijn er soms aan gewend geraakt ‘kantoortje te spelen’, vindt Smit. Dat herkent divisiemanager Karin van Grinsven van Vivent. Sommige wijkverpleegkundigen ‘stoeien’ met hun nieuwe rol, verantwoordelijkheden en taken, merkt ze. “Soms krijgen we sollicitanten voor de functie van wijkverpleegkundige die niet aan bed willen werken.”

Bedrijfsmatige aanpak

Een meer bedrijfsmatige aanpak kan de instellingen helpen in het spel met de verzekeraars. De onderhandelingen verlopen stroef volgens meerdere aanwezigen, zo stroef dat er eigenlijk geen sprake is van onderhandelingen. De verzekeraar legt de eisen op tafel en dat is het dan, laten Phernambucq en bestuursvoorzitter Humphrey Versloot van Zorgpartners Midden-Holland doorschemeren.
Goede managementinformatie is essentieel. Instellingen kunnen hun invloed op de uitkomst vergroten als ze kunnen laten zien dat ze zich aan de afspraken houden, zegt Jos Merx, algemeen directeur van Assist. “Als je heel duidelijk kunt maken dat je 10 procent meer klanten helpt tegen hetzelfde budget, heb je goede munitie in handen. Door de informatie op mkbniveau te verzamelen kun je de kosten een-op-een toewijzen aan de dienstverlening die je hebt geleverd. Dat is een krachtig instrument.”

Het maakt het ook gemakkelijker om ‘nee’ te zeggen tegen de zorgverzekeraar of de gemeente. Smit: “Ik zie nog steeds dat er partijen zijn die in september denken: ‘Eens kijken of we de overproductie nog vergoed krijgen’. Je moet gewoon stoppen als het niet meer kan. Speel het zakelijk. Dat doet de verzekeraar ook.” Versloot gaat dat binnenkort doen om een signaal af te geven richting de overheid. “Ik denk dat we heel binnenkort een stop moeten zetten op nieuwe klanten.” De politiek beziet de zorg onvoldoende in samenhang, vindt hij. “Naast de verzorgingshuizen, sluiten ze bedden in de psychiatrie en de gehandicaptenzorg. Die mensen moeten thuis verzorgd worden, maar daar zitten veel ouderen bij. Dan krijg je dus steeds meer druk op ons als partijen, terwijl we al worden gekort op de thuiszorg. Wij maken de keuze om geen extra zorg te leveren. Dat leidt tot wachtlijsten en uiteindelijk hopelijk tot een parlementaire enquête.”

Winst

Wat betreft de verplichte herindicatie verschillen de meningen. Sommige organisaties zien dat er nog veel winst te behalen is. Wat opvalt: hoewel hun organisaties minder zorg leveren, blijven klachten van cliënten en medewerkers uit. “Gezien de invulling van de indicaties in 2014 dachten we al aan de onderkant te zitten, maar nu zit het proces in een hogedrukpan en gaat er nog eens 10 procent af. Ik ben echt verrast dat dat kennelijk nog kan”, zegt Van Grinsven. Misschien dat er veel lucht in zat. “Wij hebben onze mensen aangemoedigd om breder te kijken naar de cliënten”, reageert Van der Linden. “Ze kijken nu veel actiever wat de mantelzorger of vrijwilliger kan doen. Sommige van onze cliënten hebben al vijftien jaar een indicatie voor zorg. Daar kunnen vormen van zorg bij zitten die je nu niet meer wilt bieden. Overigens benutten wij in de praktijk maar een klein deel van de afgegeven indicatie. Dus wellicht wordt de nieuwe indicatie beter afgestemd op de daadwerkelijke zorgbehoefte.” Maar Schouten ziet daar niet zoveel mogelijkheden meer. “Wij hebben vorig jaar al fors ingezet op zelfredzaamheid. Nu krijgen we met de keerzijde van de medaille te maken, omdat er veel overbelaste mantelzorgers ontstaan, waardoor er andere problematiek ontstaat. Dat kan op langere termijn leiden tot problemen.”

“Wij hebben onze klanten aangeboden om zorg bij te kopen tegen een laag bedrag, maar niemand heeft dat gedaan”, zegt Phernambucq. “Ik ben drie maanden bang geweest voor ongelukken, maar tot nog toe gaat het goed.”

Bron: Skipr.